POLITICA ANTI CORRUZIONE E TANGENTI
1. Dichiarazione politica
1.1 È nostra politica condurre tutte le nostre attività in modo onesto ed etico. Adottiamo un approccio di tolleranza zero alla concussione e alla corruzione e ci impegniamo ad agire in modo professionale, equo e con integrità in tutti i nostri rapporti e rapporti commerciali, ovunque operiamo, e ad implementare e applicare sistemi efficaci per contrastare la corruzione.
1.2 Sosterremo tutte le leggi relative alla lotta alla concussione e alla corruzione in tutte le giurisdizioni in cui operiamo. Tuttavia, rimaniamo vincolati dalle leggi del Regno Unito, incluso il Bribery Act 2010, per quanto riguarda la nostra condotta sia in patria che all'estero.
1.3 Lo scopo di questa politica è quello di:
Definire le nostre responsabilità e le responsabilità di coloro che lavorano per noi nell'osservare e nel sostenere la nostra posizione in materia di concussione e corruzione.
Fornire informazioni e guida a coloro che lavorano per noi su come riconoscere e affrontare i problemi di concussione e corruzione.
1.4 Concussione e corruzione sono punibili per le persone con la reclusione fino a dieci anni e, se si scopre che abbiamo preso parte alla corruzione, potremmo affrontare una multa illimitata, essere esclusi dalle gare d'appalto pubblici e subire danni alla nostra reputazione. Pertanto, prendiamo molto sul serio le nostre responsabilità legali.
1.5 In questa politica, per terza parte si intende un individuo o un'organizzazione con cui entri in contatto nel corso del tuo lavoro con noi. Ciò include clienti effettivi e potenziali, clienti, fornitori, distributori, contatti commerciali, agenti, consulenti e enti pubblici e governativi, inclusi i loro consulenti, rappresentanti e funzionari, politici e partiti politici.
2. Chi è coperto dalla polizza?
La politica si applica a tutte le persone che lavorano a tutti i livelli e gradi, inclusi dirigenti, funzionari, direttori, dipendenti (a tempo indeterminato, a tempo determinato o temporanei), consulenti, appaltatori, tirocinanti, personale distaccato, lavoratori a domicilio, lavoratori occasionali e personale interinale, volontari, stagisti, agenti, sponsor o qualsiasi altra persona associata a noi, o una qualsiasi delle nostre sussidiarie o dei loro dipendenti, ovunque si trovino (collettivamente indicati come lavoratori in questa politica).
3. Che cos'è la corruzione?
Una tangente è un incentivo o una ricompensa offerta, promessa o fornita al fine di ottenere vantaggi commerciali, contrattuali, normativi o personali. Ecco alcuni esempi:
Offrire una tangente
Offri a un potenziale cliente un biglietto per un grande evento sportivo, ma solo se fa affari con noi.
Questo sarebbe un reato, poiché stai facendo l'offerta per ottenere un guadagno commerciale e un vantaggio contrattuale. Potremmo anche essere trovati per aver commesso un reato perché l'offerta è stata fatta per ottenere affari per noi. Potrebbe anche essere un reato per il potenziale cliente accettare la tua offerta.
Ricevere una tangente
Un fornitore offre un lavoro a tuo nipote, ma in cambio chiarisce che si aspetta che tu usi la tua influenza all'interno dell'organizzazione per assicurarci di continuare a fare affari con loro.
È un reato per il fornitore fare un'offerta del genere. Sarebbe un'offesa per te accettare l'offerta perché lo faresti per ottenere un vantaggio personale.
Corrompere un funzionario straniero
Fai in modo che l'azienda paghi un pagamento aggiuntivo a un funzionario straniero per accelerare un processo amministrativo, come lo sdoganamento delle nostre merci.
Il reato di corruzione di pubblico ufficiale straniero è commesso al momento della presentazione dell'offerta. Questo perché è fatto per ottenere un vantaggio commerciale.
4. Regali e ospitalità
4.1 Questa politica non vieta la normale e appropriata ospitalità (data e ricevuta) a o da terzi.
4.2 È vietato accettare un regalo o fare un regalo a una terza parte, o non è vietato dare o ricevere regali, se sono soddisfatti i seguenti requisiti:
Non è fatto con l'intenzione di influenzare una terza parte per ottenere o mantenere affari o un vantaggio commerciale, o per premiare la fornitura o il mantenimento di affari o un vantaggio commerciale, o scambio inespresso o implicito di favori o benefici;
È conforme alla legge locale;
È dato nel nostro nome, non nel vostro nome;
Non include contanti o equivalenti (come buoni regalo o buoni);
È appropriato nelle circostanze, ad esempio nel Regno Unito, è consuetudine fare piccoli doni nel periodo natalizio;
Tenuto conto del motivo del dono, è di tipo e valore appropriato e dato in un momento opportuno; e
È dato apertamente, non di nascosto.
4.3 Ci rendiamo conto che la pratica di mercato di offrire regali aziendali varia tra paesi e regioni e ciò che può essere normale e accettabile in una regione potrebbe non esserlo in un'altra. Il test da applicare è se in tutte le circostanze il regalo o l'ospitalità è ragionevole e giustificabile. L'intenzione dietro il regalo dovrebbe sempre essere considerata.
5. Cosa non è accettabile?
Non è accettabile che tu (o qualcuno per tuo conto):
Dare, promettere di dare o offrire un pagamento, un regalo o un'ospitalità con l'aspettativa o la speranza che verrà ricevuto un vantaggio commerciale, o per ricompensare affari già concessi;
Dare, promettere di dare o offrire un pagamento, un regalo o un'ospitalità a un funzionario, agente o rappresentante governativo per "facilitare" o accelerare una procedura di routine;
Accettare il pagamento da una terza parte che si conosce o si sospetta venga offerto con l'aspettativa che otterrà un vantaggio commerciale per loro;
Accettare un regalo o un'ospitalità da una terza parte se si sa o si sospetta che sia offerto o fornito con l'aspettativa che un vantaggio commerciale sarà fornito da noi in cambio;
Minacciare o fare ritorsioni contro un altro lavoratore che si è rifiutato di commettere un reato di corruzione o che ha sollevato preoccupazioni in base a questa politica;
Impegnarsi in qualsiasi attività che potrebbe portare a una violazione di questa politica.
6. Pagamenti di facilitazione e tangenti
6.1 Non effettuiamo e non accetteremo pagamenti di facilitazione o "tangenti" di alcun tipo. I pagamenti di facilitazione sono in genere piccoli pagamenti non ufficiali effettuati per garantire o accelerare un'azione governativa di routine da parte di un funzionario governativo. Non sono comunemente pagati nel Regno Unito, ma sono comuni in alcune altre giurisdizioni in cui operiamo.
6.2 Se ti viene chiesto di effettuare un pagamento per nostro conto, dovresti sempre essere consapevole dello scopo del pagamento e se l'importo richiesto è proporzionato ai beni o ai servizi forniti. Dovresti sempre chiedere una ricevuta che specifichi i motivi del pagamento. In caso di sospetti, dubbi o domande in merito a un pagamento, è necessario segnalarli al responsabile della conformità.
6.3 Le tangenti sono in genere pagamenti effettuati in cambio di un favore o vantaggio aziendale. Tutti i lavoratori devono evitare qualsiasi attività che potrebbe portare a, o suggerire, che un pagamento di agevolazione o una tangente sarà da noi effettuato o accettato.
7. Donazioni
Non diamo/non diamo contributi a partiti politici, ma questi non sono mai fatti nel tentativo di influenzare una decisione o per ottenere un vantaggio commerciale, e sono sempre pubblicamente divulgato. Facciamo/non facciamo donazioni di beneficenza che sono legali ed etiche secondo le leggi e le pratiche locali. Nessuna donazione deve essere offerta o effettuata senza la preventiva approvazione del responsabile della conformità.
8. Le tue responsabilità
8.1 È necessario assicurarsi di leggere, comprendere e rispettare questa politica.
8.2 La prevenzione, l'individuazione e la segnalazione di tangenti e altre forme di corruzione sono responsabilità di tutti coloro che lavorano per noi o sotto la nostra controllo. Tutti i lavoratori sono tenuti ad evitare qualsiasi attività che possa portare a, o suggerire, una violazione di questa politica.
8.3 È necessario informare il più presto possibile il proprio responsabile o il proprio responsabile della conformità o la linea di assistenza riservata se si ritiene o si sospetta che si sia verificato o possa verificarsi un conflitto con questa politica. Ad esempio, se un cliente o potenziale cliente ti offre qualcosa per ottenere un vantaggio commerciale con noi o ti indica che è necessario un regalo o un pagamento per garantire la sua attività.
8.4 Qualsiasi dipendente che violi questa politica dovrà affrontare un'azione disciplinare, che potrebbe comportare il licenziamento per colpa grave. Ci riserviamo il diritto di rescindere il nostro rapporto contrattuale con altri lavoratori se violano questa politica.
9. Conservazione dei registri
9.1 Dobbiamo tenere registri finanziari e disporre di controlli interni appropriati in atto che dimostrerà il motivo commerciale per effettuare i pagamenti a un terzo.
9.2 È necessario dichiarare e conservare una registrazione scritta di ogni ospitalità o doni accettati o offerti, che saranno soggetti a revisione manageriale.
9.3 È necessario assicurarsi che tutte le richieste di rimborso relative a ospitalità, regali o spese sostenute a terzi siano presentate in conformità con la nostra politica sulle spese e registrare specificamente il motivo della spesa.
9.4 Tutti i conti, le fatture, i memorandum e altri documenti e registrazioni relativi a rapporti con terzi, come clienti, fornitori e contatti commerciali, devono essere preparati e mantenuti con la massima accuratezza e completezza. Nessun account deve essere tenuto "fuori libro" per facilitare o nascondere pagamenti impropri.
10. Come sollevare un problema?
Siete incoraggiati a sollevare dubbi su qualsiasi problema o sospetto di negligenza nella fase più precoce possibile. Se non sei sicuro che un particolare atto costituisca concussione o corruzione, o se hai altre domande, queste dovrebbero essere sollevate con il tuo manager o il responsabile della conformità.
11. Cosa fare se si è vittima di tangenti o corruzione?
È importante informare il responsabile della conformità o la linea di assistenza riservata il prima possibile se ti viene offerta una tangente da una terza parte, se ti viene chiesto di farne una, se sospetti che ciò possa accadere in futuro o se ritieni di essere un vittima di altra forma di attività illecita.
12. Protezione
12.1 I lavoratori che rifiutano di offrire o accettare una tangente, o coloro che sollevano preoccupazioni o segnalano illeciti altrui, a volte sono preoccupati per le possibili ripercussioni. Miriamo a incoraggiare l'apertura e sosterremo chiunque sollevi preoccupazioni autentiche in buona fede nell'ambito di questa politica, anche se risultano sbagliate.
12.2 Ci impegniamo a garantire che nessuno subisca alcun trattamento dannoso a seguito del rifiuto di prendere parte a concussione o corruzione, o a causa della segnalazione in buona fede del sospetto che si sia verificata una tangente reale o potenziale o altro reato di corruzione, o possa essere commesso posto nel futuro. Il trattamento dannoso include licenziamenti, azioni disciplinari, minacce o altri sfavorevoli trattamento connesso alla segnalazione di un problema. Se ritieni di aver subito un trattamento di questo tipo, dovresti informare immediatamente il responsabile della conformità. Se questa questione non viene risolta e sei un dipendente, dovresti sollevarlo formalmente utilizzando la nostra Procedura di reclamo che può essere trovata nel Manuale del dipendente.
13. Formazione e comunicazione
13.1 La formazione su questa politica fa parte del processo di induzione per tutti i nuovi dipendenti e altri lavoratori. Tutti i dipendenti e i lavoratori esistenti avranno ricevuto una formazione regolare e pertinente su come implementare e aderire a questa politica.
13.2 Il nostro approccio di tolleranza zero alla concussione e alla corruzione deve essere comunicato a tutti i fornitori, appaltatori e partner commerciali all'inizio del rapporto commerciale con loro e, se del caso, successivamente.
14. Chi è responsabile di questa politica?
14.1 L'amministratore delegato ha la responsabilità generale di garantire che questa politica sia conforme ai nostri obblighi legali ed etici e che tutti coloro che sono sotto il nostro controllo la rispettino.
14.2 Il responsabile della conformità ha la responsabilità quotidiana dell'attuazione di questa politica e del monitoraggio del suo utilizzo ed efficacia, nonché della gestione di eventuali domande sulla sua interpretazione. La direzione, a tutti i livelli, è responsabile di garantire che coloro che fanno capo a loro siano a conoscenza e comprendano questa politica e ricevano una formazione adeguata e regolare su di essa.
15 . Monitoraggio e revisione
15.1 Il responsabile della conformità monitorerà l'efficacia e riesaminerà l'attuazione di questa politica, valutandone regolarmente l'idoneità, l'adeguatezza e l'efficacia. Eventuali miglioramenti individuati verranno effettuati il prima possibile. I sistemi e le procedure di controllo interno saranno soggetti a verifiche periodiche, per garantire che siano efficaci nel contrastare concussione e corruzione.
15.2 Tutti i lavoratori sono responsabili del successo di questa politica e devono assicurarsi di utilizzarla per rivelare qualsiasi sospetto di pericolo o illecito.
15.3 I lavoratori sono invitati a commentare questa politica e suggerire modi in cui potrebbe essere migliorata. Commenti, suggerimenti e domande devono essere indirizzati al responsabile della conformità.
15.4 Questa politica non fa parte del contratto di lavoro di alcun dipendente e può essere modificata in qualsiasi momento.
Potenziali scenari di rischio: "bandiere rosse"
Di seguito è riportato un elenco di possibili campanelli d'allarme che potrebbero sorgere nel corso del tuo lavoro per noi e che potrebbero sollevare preoccupazioni in base a varie leggi anticorruzione e anticorruzione. Questo elenco non intende essere esaustivo ed è solo a scopo illustrativo.
Se riscontri uno di questi segnali d'allarme mentre lavori per noi, devi segnalarli tempestivamente al tuo responsabile OPPURE al responsabile della conformità.
Ti rendi conto che una terza parte si impegna o è stata accusata di intraprendere pratiche commerciali scorrette
Apprendi che una terza parte ha la reputazione di pagare tangenti, o richiede che vengano pagate loro tangenti, o ha la reputazione di avere una "relazione speciale" con funzionari governativi stranieri
C) Una terza parte insiste per ricevere una commissione o il pagamento di una commissione prima di impegnarsi a firmare un contratto con noi o di svolgere una funzione o un processo governativo per noi
Una richiesta di pagamento da parte di terzi in contanti e/o si rifiuta di firmare un contratto formale di commissione o commissione, o di fornire una fattura o una ricevuta per un pagamento effettuato
Una richiesta di terze parti che il pagamento venga effettuato in un paese o in una posizione geografica diversa da quella in cui la terza parte risiede o conduce affari
Una terza parte richiede una commissione o un costo aggiuntivo imprevisto per "facilitare" un servizio
Una terza parte richiede intrattenimento o regali sontuosi prima di iniziare o continuare le trattative contrattuali o la fornitura di servizi
Una richiesta di terze parti che venga effettuato un pagamento per "ignorare" potenziali violazioni legali
Una richiesta di terze parti che fornisci un impiego o qualche altro vantaggio a un amico o un parente
Ricevi una fattura da una terza parte che sembra non standard o personalizzata
Una terza parte insiste sull'uso di lettere di accompagnamento o rifiuta di mettere i termini concordati per iscritto
Noti che ci è stata fatturata una commissione o un pagamento di commissioni che sembra elevato, dato il servizio dichiarato di essere stato fornito
Una terza parte richiede o richiede l'utilizzo di un agente, intermediario, consulente, distributore o fornitore che di solito non è utilizzato da noi o non è noto a noi
Ti viene offerto un regalo insolitamente generoso o un'ospitalità sontuosa da una terza parte
INDERJIT SINGH
IGP EDILIZIA E PAESAGGISTI LTD.
GRAVESEND, KENT